Kratek odgovor: avtomatski zajem podatkov iz dokumentov pretvori vsebino PDF jev, skenov ali fotografij v polja, ki jih lahko uporabi vaš poslovni program. OCR prepozna besedilo. Uporabna rešitev mora podatke še preveriti, povezati s šifranti in nadzorovano prenesti v ERP. Prebrano besedilo še ni pravilen poslovni zapis.
Naročilo pride po e pošti. Nekdo odpre prilogo, prepiše artikle, poišče šifre in vnese količine. Če je v dokumentu napaka, se prenese tudi v program. Smisel digitalizacije ni hitreje prepisati iste napake, temveč zmanjšati ročno delo ob ohranjenem nadzoru.
Ta vodič je namenjen podjetjem, ki želijo urediti celoten potek od dokumenta do podatka v sistemu. Ne gre za brezplačni pretvornik PDF v Excel ali obljubo popolnoma samostojnega AI ja.
Najprej preverite, ali OCR sploh potrebujete
- API, XML ali dogovorjeni CSV: če dobite kakovostne strukturirane podatke, jih praviloma uvozite neposredno.
- PDF z besedilom: pogosto lahko izluščite že zapisano besedilo, nato pa še vedno preverite pomen in razporeditev polj.
- Sken ali fotografija: potrebujete prepoznavo besedila, kakovost slike pa vpliva na rezultat.
- Ročne opombe in različne postavitve: najprej preizkusite zahtevne vzorce in določite pot za ročni pregled.
Dobrih strukturiranih podatkov ni smiselno najprej spreminjati v sliko in jih nato ponovno brati. Pri računih ločite strukturirani zapis od njegovega PDF prikaza. Več o tem v vodiču za pripravo sistemov na e račune.
Kje je zajem uporaben poleg računov?
Pri prejetih naročilih poveže naročnika, artikle, količine in rok. Pri dobavnicah pripravi predlog prevzema, ki ga primerjate z naročilom in dejansko dostavo. Pri terenskih zapisnikih pomaga razbrati nalog, material in opombe. Pri projektni dokumentaciji predlaga oznake ter povezavo na ustrezen projekt.
Vsak od teh primerov ima drugačno poslovno preverjanje. Dobavnica sama ne dokazuje, da ste vse zapisano tudi prejeli. Izpis časa na obrazcu ni avtomatično odobren obračun. Odgovorno osebo in dovoljene samodejne korake določite pred povezavo z ERP.
Od priloge do potrjenega prenosa
Ponazoritveni potek, ne prikaz interne aplikacije naročnika. Izjeme ostanejo vidne in imajo odgovorno osebo.
- 01
Prevzem
Dovoljen vir, celotna datoteka in preverjanje dvojnikov.
- 02
Zajem
Prepoznava vrste dokumenta, besedila, tabel in polj.
- 03
Preverjanje
Obvezna polja, enote, šifre in poslovna pravila.
- 04
Pregled izjem
Človek vidi izvirnik in popravi negotov predlog.
- 05
Prenos v ERP
Samo potrjen zapis, z zaščito pred podvajanjem.
- 06
Povratni status
Potrdilo ciljnega sistema ali jasno označena napaka.
Primer: 12 kosov ni isto kot 120 kosov
Izmišljen primer: dobavnica vsebuje 12 kosov artikla M-204. Zajem predlaga 120 kosov. Program preveri odprto naročilo, označi odstopanje in pripravi osnutek za pregled. Uporabnik vidi izvirno vrstico ob predlogu, nato potrdi popravek. Če artikla ni v šifrantu, sistem ne sme sam izbrati podobnega izdelka.
Tak pregled zahteva več kot splošno navodilo AI ju. Potrebujete dogovorjena polja in preverljiva pravila. Microsoftova dokumentacija o natančnosti in ocenah zaupanja opisuje uporabo teh ocen pri izbiri rezultatov za dodatni pregled. Ocena zaupanja ni jamstvo, da je celoten dokument pravilen. Pragove določite na svojih preizkusnih primerih, ne po enem uspešnem prikazu.
Napake, ki jih lep prikaz pogosto skrije
- Decimalna vejica in enote: 1,5 metra ni 15 kosov. Embalaža ima lahko drugačno pretvorbo.
- Različne šifre: dobaviteljeva oznaka ni nujno vaša interna oznaka.
- Nepopolna datoteka: manjkajoča stran ali več dokumentov v enem PDF ju zahtevata obravnavo.
- Dvojnik: ista priloga lahko pride dvakrat, tudi z drugim imenom datoteke.
- Neuspešen prenos: prekinitve povezave ne smete zamenjati za potrditev ali slepo ponoviti vnosa.
Če je ERP zapis sprejel, odgovor pa se izgubi, mora ponovitev najprej preveriti rezultat prejšnjega poskusa. V uporabniškem vmesniku ločite »prepoznano«, »čaka pregled« in »preneseno«. Prava avtomatizacija vključuje tudi seznam izjem, ne samo uspešnih dokumentov.
Kdaj uporabiti modul in kdaj aplikacijo po meri?
Konica Minolta Slovenija opisuje OCR v poslovnih potekih. To je obstoječa kategorija rešitev, zato najprej preverite ponudbo svojega dokumentnega ali računovodskega programa.
- Strukturiran vhod že obstaja: uredite uvoz in preverjanje, brez nepotrebnega OCR ja.
- Obstoječi modul pokrije dokumente: nastavite ga ter preizkusite izjeme in pravice.
- Zajem deluje, sledi prepisovanje: naročite povezavo z vašim sistemom.
- Posebni dokumenti ali več sistemov: smiselna je prilagojena rešitev za manjkajoči del procesa.
Pred dogovorom za integracijo poslovnih sistemov preverite različico, licenco, dostop do API ja, testno okolje in dovoljene operacije. Ne obljubljamo povezave, dokler teh pogojev ne poznamo.
Kako preveriti, ali se uvedba splača?
Izberite eno vrsto dokumenta in reprezentativen vzorec. Vključite različne dobavitelje, postavitve, slabše skene, popravke in dvojnike. Pravilne rezultate določite pred testom. Vzorce za nastavitev ločite od vzorcev za končno preverjanje.
Merite pravilnost pomembnih polj, delež ročnega pregleda, čas celotne obdelave ter napačne in podvojene prenose. Hitrost OCR ja sama ne pove, koliko časa boste porabili za popravke. V račun vključite stroške obdelave dokumentov, licence, integracijo in podporo. Ni smiselno obljubiti odstotka prihranka brez vašega izhodiščnega merjenja.
Varnost in prvi korak
Pred uporabo resničnega gradiva določite, kdo vidi dokumente, kje se obdelujejo, koliko časa se hranijo in kako se izbrišejo. Pogoje preverite pri izbranem ponudniku obdelave. Dokumentov ne pošiljajte v poljubno spletno orodje samo zato, ker ima brezplačen preizkus.
Pri ČrtaIT razvijamo avtomatizacijo poslovnih procesov, vključno s preverjanjem in prenosom podatkov. Če potrebujete tudi odločitev odgovorne osebe, preberite vodič o potrjevanju nabave. Obseg in cena aplikacije sta odvisna od dokumentov, izjem in integracij.
Za prvi stik napišite, katere dokumente prepisujete, približno koliko jih prejmete na mesec in v kateri program vnašate podatke. Zadošča opis. Zaupnih prilog, gesel ali podatkov strank ne potrebujemo v javnem obrazcu.