Od 1. januarja 2028 bodo poslovni subjekti za medsebojne dobave blaga in storitev, opravljene v Sloveniji, izmenjevali izključno strukturirane e račune. To ni samo sprememba priponke v e pošti. Ključno vprašanje je, ali lahko vaš ERP, računovodski program, spletna trgovina ali interna aplikacija ustvari, pošlje, prejme in pravilno obdela zahtevane podatke.
Kaj se bo spremenilo 1. januarja 2028?
Zakon o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov, krajše ZIERDED, določa obvezno izmenjavo e računov med poslovnimi subjekti za medsebojne dobave blaga in storitev, opravljene v Sloveniji. Sem sodijo poslovni subjekti, vpisani v Poslovni register Slovenije, in fizične osebe, ki opravljajo dejavnost.
Pri računih za potrošnike in pri čezmejnem poslovanju veljajo drugačna pravila. Zakon prav tako ne pomeni, da mora vsako podjetje razviti nov lasten sistem ali zamenjati računovodski program. Pomeni pa, da mora biti dejanska pot računa sposobna obdelati strukturiran dokument po eni od dovoljenih elektronskih poti.
Uradno razlago spremembe objavlja Ministrstvo za finance , celotne zahteve pa določa objavljeno besedilo ZIERDED .
PDF račun in strukturirani e račun nista ista stvar
PDF je namenjen predvsem človeku: odpremo ga, preberemo in natisnemo. Podatki v njem pa niso nujno zapisani tako, da bi jih drug informacijski sistem zanesljivo samodejno razumel. PDF sam po sebi zato ni strukturiran e račun po ZIERDED.
Strukturirani e račun je strojno berljiv podatkovni dokument. Posamezni podatki imajo določeno mesto in pomen: izdajatelj, prejemnik, postavke, davki, zneski, datumi in sklici. Sistem prejemnika jih lahko preveri in obdela brez ročnega prepisovanja.
| PDF račun | Strukturirani e račun |
|---|---|
| Namenjen predvsem branju | Namenjen tudi samodejni obdelavi |
| Podatke pogosto prepisuje človek | Podatke prevzame informacijski sistem |
| Običajno potuje kot priponka | Izmenja se po dovoljeni elektronski poti |
| Postavitev je vizualna | Vsebina je zapisana v dogovorjeni strukturi |
Zakon predvideva e SLOG, sintakse, skladne z evropskim standardom, in druge mednarodno uveljavljene standarde, če je to predhodno dogovorjeno v pogodbenem razmerju med izdajateljem in prejemnikom. Človeku prijazen prikaz lahko ostane dodan, vendar je bistvo e računa strukturirana vsebina.
E račun je podatkovni tok, ne osamljena datoteka
V urejenem procesu račun potuje skozi več povezanih korakov:
- Prodaja, spletna trgovina ali interna aplikacija zabeleži naročilo oziroma opravljeno storitev.
- ERP ali računovodski program pripravi podatke za račun.
- Sistem preveri obvezna polja, zneske, davčne podatke in prejemnika.
- Račun pretvori v podprt strukturirani standard in ga pošlje po izbrani e poti.
- Prek e poti se samodejno izmenja povratno sporočilo o dostavi, omogočena pa je tudi izmenjava vsebinske potrditve ali zavrnitve.
- Status se zapiše nazaj v sistem, v katerem ekipa vsakodnevno dela.
- Izdajatelj in prejemnik zagotovita hrambo e računa skladno z davčnimi in računovodskimi predpisi.
Največ težav pogosto ni pri izdelavi datoteke, temveč med sistemi. Če se davčna številka stranke v CRM ju razlikuje od zapisa v računovodskem programu ali interna aplikacija ne prejme statusa zavrnitve, zaposleni še vedno ročno preverjajo in prepisujejo podatke. Zato je smiselno pregledati celotne integracije in podatkovne tokove, ne samo gumba za izdajo računa.
Po katerih poteh bo mogoče izmenjati e račune?
Pri izmenjavi med poslovnimi subjekti navadna e pošta ne bo dovoljena pot za e račun. Dokument bo moral potovati prek ponudnika e poti, omrežja PEPPOL oziroma certificirane dostopne točke ali po dogovorjeni neposredni povezavi med informacijskima sistemoma.
Ponudnik e poti
Podjetje bo lahko uporabljalo ponudnika e poti, vpisanega v seznam, ki ga vodi UJP. Seznam ponudnikov se vzpostavi 1. oktobra 2027. Ponudnik poskrbi za varen prenos, usmerjanje dokumenta in po potrebi pretvorbo med standardi. Pred izbiro bo treba preveriti podprte formate, integracijske možnosti, povratne statuse, ceno in odgovornost ob napaki.
Omrežje PEPPOL
Izmenjava bo mogoča tudi prek omrežja PEPPOL oziroma certificiranih dostopnih točk. To je posebej relevantno za podjetja, ki že poslujejo v širšem evropskem okolju ali uporabljajo sisteme z obstoječo podporo PEPPOL.
Neposredna povezava med sistemoma
Poslovna partnerja se lahko dogovorita za neposredno izmenjavo med svojima informacijskima sistemoma, če izpolnita zahtevane pogoje. Tak pristop je smiseln predvsem pri velikem številu dokumentov ali tesno povezanih partnerjih, saj zahteva zanesljivo identifikacijo, varnost, dostavo in povratna sporočila. Tudi ob neposredni povezavi ZIERDED določa, da ima poslovni subjekt izbranega vsaj enega ponudnika e poti.
Brezplačna aplikacija za enostavnejše primere
Za zavezance z manjšim številom transakcij ali z enostavnimi oziroma ponavljajočimi se transakcijami zakon predvideva brezplačno aplikacijo davčnega organa. Izmenjava poteka prek UJP kot enotne vstopne in izstopne točke, ki v tem primeru opravlja naloge ponudnika e poti. Manjšemu podjetju je to lahko dovolj. Če podatki že nastajajo v več sistemih, pa dodatni ročni vnos v novo aplikacijo lahko ohrani prav problem, ki ga želite odpraviti.
To ne pomeni poročanja vsakega izmenjanega e računa FURS u. ZIERDED prav tako ne spreminja pravil davčnega potrjevanja gotovinskih računov.
Kako preveriti, ali je vaš sistem pripravljen
Odgovor ponudnika, da bodo »e računi podprti«, še ne pove, kako bo funkcija delovala v vašem procesu. Preverite naslednje:
- Kje nastane prvi podatek: v trgovini, CRM ju, servisni aplikaciji, ERP ju ali na papirju?
- Kateri program je glavni vir podatkov o strankah, artiklih, cenah in davčnih nastavitvah?
- Kateri standard lahko sistem ustvari in katerega lahko prejme?
- Ali ima program API, strukturiran uvoz ali izvoz in kako vrne statuse?
- Kaj se zgodi, ko manjka obvezni podatek ali je račun zavrnjen?
- Kdo v podjetju vidi napako in kdo je odgovoren za popravek?
- Kako potekajo potrjevanje, knjiženje, revizijska sled in hramba?
Pri ponudniku svojega programa zato preverite konkretno podporo za e SLOG oziroma drug dogovorjeni standard, način povezave z e potjo, povratna sporočila, obravnavo zavrnitev in zahteve vaše različice oziroma licence. Splošna navedba »podpiramo e račune« brez teh odgovorov ni dovolj za načrt celotnega procesa.
Kontrolni seznam za pripravo pred letom 2028
- Popišite vse programe, v katerih nastajajo podatki za izdane račune.
- Popišite, kam danes prihajajo prejeti računi in kdo jih potrjuje.
- Narišite pot od naročila ali storitve do knjiženja in plačila.
- Označite vsak ročni prepis, izvoz v Excel in pošiljanje priponk.
- Določite glavni vir podatkov o strankah, izdelkih in cenah.
- Pri ponudniku programa preverite podprte standarde in načrt nadgradnje.
- Preverite API, uvoz, izvoz, povratne statuse in obravnavo napak.
- Določite odgovorno osebo za zavrnjene ali tehnično neuspešne račune.
- Preverite uporabniške pravice, zgodovino sprememb in hrambo.
- Izvedite test od nastanka računa do prejema, knjiženja in povratnega statusa.
Ali morate zamenjati ERP ali računovodski program?
Praviloma ne. Majhnemu podjetju z enim sodobnim računovodskim programom bo morda zadostovala nadgradnja ponudnika ali brezplačna aplikacija. Podjetje z ERP jem in interno aplikacijo mora preveriti, ali si sistema izmenjata vse podatke in povratne statuse. Spletna trgovina ali B2B portal pa morata uskladiti naročilo, kupca, zalogo, plačilo in račun.
Če se naročila že danes ročno prepisujejo v ERP, sama podpora novemu formatu ne bo odpravila podvajanja. Smiselna rešitev je pogosto povezava obstoječih sistemov, ne njihova popolna menjava. Na strani kako poteka projekt je prikazano, kako iz popisa nastane izvedljiv prvi obseg.
Pripravite celoten proces, ne samo datoteke
Leto 2028 je dovolj daleč, da se proces uredi brez panike, in dovolj blizu, da se priprava ne odlaga do zadnje nadgradnje. Najprej ugotovite, kje podatki nastanejo, kdo jih potrdi, kateri sistem izda račun in kam se vrnejo statusi. Šele nato izberite e pot in tehnično rešitev.
Sorodno branje: B2B portal za naročanje in primeri avtomatizacije v malih podjetjih.
Članek je informativne narave in ne nadomešča pravnega, davčnega ali računovodskega svetovanja. Pri uvedbi preverite veljavno zakonodajo, podzakonske akte in navodila svojega ponudnika.