Kratek odgovor: prva uporabna interna aplikacija za en jasno opredeljen proces se pri ČrtaIT začne pri 2.500 € brez DDV. Okvir za ožji proces je približno 2.500 do 8.000 €, sistem z več vlogami in integracijami 8.000 do 20.000 €, portal z zunanjimi uporabniki pa od 20.000 € naprej. To so orientacijski razponi po obsegu, ne tržno povprečje ali ponudba brez predhodnega popisa.
Okvirni razponi glede na obseg aplikacije
V praksi se aplikacije po meri za mala in srednja podjetja delijo v tri skupine. Razponi spodaj opisujejo obseg, ne fiksne cene ali uradnega povprečja slovenskega trga.
- Ena funkcija, en proces (2.500 do 8.000 EUR): obrazec, evidenca, sledenje statusom, preprosta poročila, nekaj uporabnikov.
- Poslovni sistem za ekipo (8.000 do 20.000 EUR): več vlog in pravic, delovni tok z odobritvami, integracija z e pošto ali računovodskim programom, zgodovina sprememb.
- Platforma z zunanjimi uporabniki (20.000 EUR in več): portal za stranke ali partnerje, prijave, plačila, obsežne integracije in višje varnostne zahteve.
Večina podjetij, s katerimi delam, začne v prvi skupini. To ni kompromis, ampak najbolj razumen način, da se investicija preveri v praksi, preden se razširi.
Iz česa je cena dejansko sestavljena
1. Število uporabniških vlog
Aplikacija za eno vlogo je bistveno cenejša od aplikacije, kjer administrator, vodja, terenski delavec in stranka vidijo različne stvari. Vsaka vloga pomeni svoj zaslon, svoja pravila in svoje testiranje.
2. Kompleksnost pravil
Pravila so najdražji del, ki se ga na začetku najtežje oceni. Izjeme, popusti, prioritete, roki in odobritve so pogosto v glavah zaposlenih in ne na papirju. Zato jih je treba najprej popisati.
3. Integracije
Povezava z obstoječim sistemom je odvisna od tega, ali ta sistem ponuja urejen vmesnik. Kadar ga ne, se cena integracije lahko izenači s ceno same aplikacije.
4. Prenos obstoječih podatkov
Podatki iz Excela so redko čisti. Podvojene stranke, različni zapisi istega imena, prazna polja. Čiščenje je delo, ki ga je treba načrtovati, ne pa odkriti teden pred uvedbo.
5. Poročila
Preprost izvoz je poceni. Poročila, ki morajo prikazati podatke po obdobjih, oddelkih in statusih v živo, zahtevajo drugačno zasnovo podatkov od začetka.
Stroški, ki jih podjetja spregledajo
- gostovanje in baza podatkov, običajno nekaj deset evrov mesečno pri manjših aplikacijah
- varnostne kopije in obnovitev podatkov
- posodobitve knjižnic in varnostni popravki
- uvajanje zaposlenih in kratka navodila
- dopolnitve po prvih mesecih uporabe, ki so praktično vedno potrebne
Aplikacija ni enkraten nakup, ampak orodje, ki ga podjetje uporablja vsak dan. Manjši letni proračun za vzdrževanje je cenejši od popravljanja sistema, ki je dve leti stal na mestu.
Kdaj se investicija povrne
Letni strošek ročnega procesa = število izvedb mesečno × porabljene minute ÷ 60 × polni strošek ure × 12.
Primer: 80 izvedb mesečno × 15 minut × 25 € na uro pomeni približno 500 € mesečno oziroma 6.000 € letno. Prihranka ne enačite samodejno s celotnim stroškom: ocenite, kolikšen del korakov aplikacija res odstrani, nato rezultat primerjajte s ceno izdelave in vzdrževanja.
Poleg časa upoštevajte manj napak, hitrejši odziv strankam in podatke, ki so na voljo takoj. Izračun je podlaga za odločitev, ne obljuba o povračilu v določenem roku.
Kaj potrebujem za natančno oceno
- en konkreten proces od vhoda do končnega rezultata
- kdo proces uporablja in katere odločitve sprejema posamezna vloga
- primer obstoječega Excela, obrazca, e pošte ali dokumenta
- sisteme, s katerimi mora aplikacija izmenjevati podatke
- kaj mora nujno delovati v prvi verziji in kaj lahko počaka
Koliko časa traja izdelava
Ena jasno omejena prva uporabna verzija običajno traja 1 do 3 tedne po potrjenem prototipu. Širši sistem z več vlogami, integracijami ali moduli traja dlje in se razdeli na faze. Časovnica se potrdi šele po popisu procesa in preverjanju dostopa do zunanjih sistemov.
Kako se izogniti podražitvi sredi projekta
Projekti se podražijo iz treh razlogov, in vsi trije so obvladljivi.
- Proces ni bil popisan. Popis pred razvojem je najcenejša faza projekta in prepreči največ presenečenj.
- Obseg raste med razvojem. Vsako novo željo je treba zavestno uvrstiti v prvo ali drugo fazo.
- Nihče iz podjetja ni odgovoren. Potreben je en človek, ki odloča o vsebini in odgovarja na vprašanja v nekaj dneh, ne tednih.
Kako delam jaz
Najprej popišem proces in pripravim predlog prve faze z jasnim obsegom in ceno. Prva verzija reši glavni problem, gre v uporabo in šele nato se odloča o nadgradnjah. Tako podjetje vidi rezultat, preden vloži celoten proračun.
Sorodno branje: avtomatizacija poslovnih procesov, prehod iz Excela v aplikacijo in integracije poslovnih sistemov. Za komercialni pregled je tu še izdelava internih aplikacij, cenovni začetek pa je na strani cenik.