Naročilo poslovne stranke prispe po e pošti. Prodajnik poišče pravi cenik, preveri popust, pokliče skladišče in podatke prepiše v ERP. Če artikel ni na zalogi, sledi novo usklajevanje. Stranka pozneje pokliče še enkrat, ker ne ve, ali je bilo naročilo sprejeto in kdaj bo dostavljeno.
B2B portal za naročanje ta proces spremeni v nadzorovan podatkovni tok. Stranka se prijavi, vidi svoje cene in razpoložljivost, odda naročilo ter na istem mestu spremlja status in dokumente. ERP ostane osrednji poslovni sistem, portal pa mu doda preprost in varen vmesnik za kupce.
V praksi se ista rešitev pogosto imenuje tudi portal za stranke, B2B naročanje ali veleprodajni portal. Ime je manj pomembno od tega, da podatki o kupcu, ceni, zalogi in naročilu ostanejo usklajeni z zalednim sistemom.
Kaj je B2B portal in česa ne nadomešča?
B2B portal je zasebno spletno okolje za poslovne stranke, distributerje ali druge partnerje. Dostop ni enak za vse. Portal uporabnika prepozna, ga poveže s pravim podjetjem in mu pokaže podatke, ki veljajo zanj.
- dogovorjene cene, popuste in plačilne pogoje,
- razpoložljivo zalogo ali predvideni dobavni rok,
- naročanje izdelkov ali storitev,
- zgodovino in hitro ponovitev naročil,
- ponudbe, dobavnice, račune in tehnične dokumente,
- statuse obdelave in dostave,
- različne pravice za kupce in potrjevalce.
Portal ni nov ERP in ne sme neopazno podvajati njegovih pravil. ERP naj še naprej vodi artikle, stranke, zalogo, poslovne pogoje in dokumente. Portal te podatke varno prikaže pravemu uporabniku in sprejeto naročilo vrne v zaledni sistem. Več o tej vrsti rešitev je na strani poslovni portali in evidence.
Kdaj je B2B portal smiseln?
Portal začne ustvarjati vrednost pri večjem številu poslovnih kupcev s ponavljajočimi se naročili in dovolj predvidljivih pravilih naročanja. Dober kandidat je podjetje, kjer:
- naročila prihajajo po e pošti, telefonu ali Excelovih datotekah,
- prodaja pogosto preverja cene, zalogo in stare nakupe,
- imajo različne stranke različne cenike ali plačilne pogoje,
- se ista naročila redno ponavljajo,
- mora nekdo podatke ročno prepisati v ERP,
- stranke pogosto sprašujejo po statusu, računih ali dobavnicah,
- napačne šifre, količine ali cene povzročajo popravke in reklamacije.
Portal ni samodejno prava rešitev za vsako podjetje. Če imate nekaj kupcev in je vsako naročilo predmet individualnih pogajanj ter tehničnega svetovanja, je lahko smiselnejša manjša interna aplikacija ali samo avtomatiziran prenos naročila v obstoječi sistem.
Kako mora teči B2B naročilo
Jedro dobrega portala ni katalog izdelkov, ampak zanesljiv tok: naročilo, preverjanje cen in zaloge, zapis v ERP, potrdilo, dokumenti in status. Vsak korak potrebuje določen vir podatkov in jasno obravnavo napake.
1. Prijava in prepoznava stranke
Uporabnik se prijavi s svojim računom. Portal ga poveže s poslovnim partnerjem v ERP ju, na primer prek šifre kupca. Na tej podlagi določi cenik, dostavna mesta, plačilni rok, pravico do oddaje ali potrditve naročila in dostop do dokumentov.
En poslovni partner ima lahko več uporabnikov. Nabavnik pripravi naročilo, vodja ga potrdi, računovodstvo pa dostopa samo do računov. Pravice morajo biti preverjene na strežniku; skrivanje gumba v uporabniškem vmesniku ni varnostni mehanizem.
2. Individualne cene
Cena se ne sme izračunavati po drugačnih pravilih v portalu kot v ERP ju. Končni znesek lahko vključuje osnovni cenik, popust skupine kupcev, pogodbeni popust posamezne stranke, količinsko lestvico, veljavnost ponudbe in posebno akcijo.
Če se cene spreminjajo redko, se lahko periodično sinhronizirajo. Če so odvisne od trenutnega naročila ali kompleksnih pogojev, jih je varneje preveriti ob dodajanju izdelka in še enkrat pred oddajo. Stranka mora pred potrditvijo vedno videti končno ceno ali jasno oznako, da jo mora prodaja še potrditi.
3. Zaloga in dobavni rok
Podjetje mora določiti, kaj kupcu pomeni podatek »na zalogi«:
- fizično količino,
- razpoložljivo količino po rezervacijah,
- zalogo v izbranem skladišču,
- okviren dobavni rok,
- ali samo status »na voljo« oziroma »po naročilu«.
Pri manj pogostih spremembah zaloge lahko zadošča osveževanje na nekaj minut. Pri majhni zalogi in hitri prodaji je potrebno sprotno preverjanje. Če ERP ni dosegljiv, portal ne sme starega podatka prikazati kot zanesljivega. Pokaže lahko čas zadnje osvežitve ali naročilo sprejme v ročno preverjanje.
4. Zapis naročila v ERP
Ob potrditvi portal še enkrat preveri obvezna polja, cene, količine in poslovna pravila. Nato naročilo prek API ja ali druge dogovorjene povezave zapiše v ERP. Vsako naročilo dobi enolično oznako, ki ob ponovnem poskusu prepreči podvojeni zapis.
Uspešen zapis vrne številko dokumenta iz ERP ja. Če povezava odpove, naročilo ostane v čakalni vrsti, odgovorna oseba pa prejme opozorilo. Uporabniku ne smemo prikazati dokončne potrditve, dokler ni jasno, ali je bil zapis sprejet.
5. Potrdilo, status in dokumenti
Ko ERP pozneje pripravi dobavnico ali račun, se dokument poveže z istim naročilom. Portal tako pokaže razumljiv potek: oddano, sprejeto, v pripravi, odpremljeno, dobavnica izdana, račun izdan in zaključeno. Stranka dobi odgovor brez klica prodajniku, zaposleni pa izjeme še vedno obvladujejo v sistemu, ki ga poznajo.
Individualni ceniki brez treh različnih resnic
Težava nastane, ko prodaja vodi popuste v ERP ju, dodatne dogovore v Excelu, portal pa ima še svojo kopijo cen. Prej ali slej se sistemi razhajajo. Pred uvedbo zato odgovorite:
- Kje nastane osnovna cena in kje pogodbeni popust?
- Ali popust velja za stranko, skupino, artikel ali količino?
- Kaj ima prednost, če se pravila prekrivajo?
- Kdo spremembo odobri in od katerega datuma velja?
- Kaj se zgodi z že pripravljeno košarico?
Portal lahko zaradi hitrosti uporablja začasno kopijo podatkov, vendar mora biti jasno, od kod jih je dobil in kdaj se osvežijo. Poslovnih pravil ne sme podvajati brez nadzora.
Pravice, dokumenti in ponovna naročila
Večji kupec lahko potrebuje ločene uporabnike za poslovalnice, stroškovna mesta in vloge. Nekdo samo pripravi košarico, drugi potrjuje nad določenim zneskom, računovodstvo vidi račune, lokalni uporabnik pa naročila svoje lokacije. Pomembne spremembe pustijo sled: kdo je naročilo pripravil, kdo ga je odobril in kdaj.
Pri ponavljajočih se nakupih je hitrost pomembnejša od atraktivnega kataloga. Uporabnik mora imeti možnost ponovitve starega naročila, shranjevanja priljubljenih izdelkov ali uvoza več postavk. Sistem pred oddajo vedno znova preveri aktualne cene in zalogo.
Ali portal potrebuje mobilno aplikacijo?
Za večino primerov je najboljši prvi korak odzivna spletna aplikacija. Deluje v brskalniku na računalniku, telefonu in tablici, zato strankam ni treba ničesar nameščati.
Ločena mobilna aplikacija je smiselna, kadar uporabnik pogosto dela na terenu in potrebuje kamero, skeniranje črtnih kod, obvestila ali delo brez povezave. Pomembneje od oznake »mobilna aplikacija« je, da so iskanje, količine, potrjevanje in ponovitev naročila na telefonu res uporabni.
Kako povezati portal z ERP jem
- Neposredni API: podatki se preverjajo in zapisujejo sproti.
- Obstoječi konektor: uporaben, če ponudnik že podpira portal in ERP.
- Integracijska aplikacija: primerna pri več sistemih, kompleksnih pravilih ali nadzoru tokov.
- Datotečna izmenjava: XML, CSV ali druga dogovorjena datoteka se izmenja po urniku.
- Ročni uvoz: uporaben kot prehodna faza, ne kot končni avtomatiziran proces.
Tudi sistem brez sodobnega API ja je pogosto mogoče povezati. Odločilna sta potrebna hitrost osveževanja in kakovost razpoložljivih izvozov. Uradne možnosti je mogoče preveriti na primer v dokumentaciji za Minimax API ali PANTHEON spletne storitve. Konkretna izvedljivost je vedno odvisna od različice, licence in dostopov.
Dobra integracija poleg prenosa zagotavlja preverjanje, zgodovino izvajanja, opozorila, ponovne poskuse in zaščito pred podvajanjem. Podrobneje je to opisano na strani integracije in podatkovni tokovi.
Uvedba brez ustavitve poslovanja
Portala ni treba uvesti vsem strankam na isti dan. Najprej popišite proces od prejema naročila do računa in določite glavne vire za cene, zalogo, kupce in dokumente. Prva različica naj pokrije en jasen tok ter omejeno skupino rednih strank.
- Prijava, katalog in individualne cene.
- Košarica in oddaja naročila.
- Zapis v ERP in zanesljivo potrdilo.
- Statusi ter poslovni dokumenti.
- Ponovna naročila in naprednejše pravice.
Pilot naj uporabljajo stranke, ki pogosto naročajo in so pripravljene podati konkretne pripombe. Kanal po e pošti lahko začasno ostane odprt za izjeme. Ko so podatki in pravila preverjeni, se portal razširi. Takšna fazna uvedba je del premišljenega procesa načrtovanja in razvoja.
Kako izmeriti, ali portal deluje
Pred začetkom zabeležite začetno stanje, nato pa spremljajte:
- delež naročil, oddanih prek portala,
- povprečen čas ročne obdelave naročila,
- število popravkov cen, šifer in količin,
- število vprašanj o statusu ali dokumentih,
- čas od oddaje do zapisa v ERP,
- delež naročil, ki zahtevajo ročni poseg,
- uporabo ponovnih naročil po posameznih partnerjih.
Osnovni izračun učinka je število naročil, pomnoženo s prihranjenimi minutami in realno vrednostjo delovne ure. Dodate lahko strošek napak, dobropisov in ponovne komunikacije, odštejete pa razvoj, licence, gostovanje, podporo ter notranji čas za uvedbo.
Kaj določa ceno B2B portala?
Cena je bolj odvisna od zahtevnosti poslovnih pravil kot od števila zaslonov. Največ vplivajo način povezave z ERP jem, kompleksnost cenikov, uporabniške vloge in potrjevanja, kakovost podatkov, dokumenti in statusi, več skladišč ali jezikov ter zahteve glede varnosti in podpore.
Pred oceno je zato potreben kratek popis procesa in sistemov. Okvir pristopa je opisan na strani cenik razvoja, širši kontekst pa v članku o ceni aplikacije po meri.
Cilj ni še ena spletna trgovina
B2B portal je smiseln, ko imate ponavljajoče se poslovne kupce, določljiva pravila cen in zaloge ter dovolj ročnega dela, da je učinek merljiv. Najprej uredite podatke in določite glavni vir. Nato povežite najmanjši uporaben tok ter ga preizkusite z omejeno skupino strank.
Končni cilj je preprost: kupec naroči pravilno, zaposleni podatkov ne prepisuje, ERP pa ostane urejen vir poslovne resnice.