Če se delo v podjetju še vedno vrti okoli Excel tabel, e-pošte, kopiranja podatkov in ročnega preverjanja, podjetje ne potrebuje samo boljše discipline. Potrebuje boljši sistem.
Veliko malih podjetij raste tako, da sproti dodaja nove dokumente, nove mape, nove obrazce in nove dogovore. Na začetku je to hitro in praktično. Kasneje pa nastane okolje, kjer nihče več nima popolnega pregleda.
Takrat pridejo v ospredje interne aplikacije za podjetja.
Kaj so interne aplikacije za podjetja
Interna aplikacija je orodje, ki je narejeno za konkretno delo znotraj podjetja. Ni javna spletna stran in ni generičen program, ki ga uporablja na tisoče podjetij na enak način.
To je sistem, ki podpira vaš način dela. Lahko gre za aplikacijo za:
- vodenje naročil in delovnih nalogov
- evidenco strank, projektov ali servisov
- odobravanje dokumentov in zahtevkov
- spremljanje zaloge, opreme ali vozil
- notranje obrazce, poročila in sezname opravil
- povezavo med spletno stranjo, e-pošto in poslovnimi podatki
Glavna vrednost ni v tem, da je aplikacija moderna. Glavna vrednost je v tem, da delo postane bolj jasno, hitrejše in manj odvisno od ročnih korakov.
Zakaj Excel sčasoma postane težava
Excel je odlično orodje, dokler ga uporablja ena oseba za jasno določeno nalogo. Težava nastane, ko Excel postane glavni sistem za vodenje podjetja.
Najpogostejši problemi so:
- več verzij iste datoteke
- podatki, ki jih nekdo pozabi posodobiti
- nejasno, kdo je kaj spremenil
- preveč ročnega kopiranja med tabelami
- ni jasnih pravic dostopa
- poročila niso realna, ker podatki niso ažurni
Ko podjetje vodi procese v tabelah, pogosto misli, da ima sistem. V resnici ima samo dokument.
Kdaj je čas za izdelavo interne aplikacije
Interna aplikacija ni smiselna za vsako malenkost. Smiselna je takrat, ko se isti proces ponavlja, vključuje več ljudi in povzroča napake ali izgubo časa.
Dobri znaki, da podjetje potrebuje aplikacijo po meri:
- zaposleni vsak dan prepisujejo iste podatke
- vodstvo nima pregleda nad stanjem dela
- naloge se izgubljajo v e-pošti ali klepetih
- stranke čakajo, ker informacije niso na enem mestu
- proces je odvisen od ene osebe, ki ima vse v glavi
- poročila se pripravljajo ročno ob koncu meseca
Če se podjetje v teh točkah prepozna, je digitalizacija procesa običajno bolj smiselna kot dodatno popravljanje obstoječih tabel.
Kaj dobra interna aplikacija dejansko reši
Dobra aplikacija ne sme biti samo še en program, ki ga morajo zaposleni uporabljati. Rešiti mora konkretno trenje v delu.
En vir resnice
Vsi podatki so na enem mestu. Ni več ugibanja, katera verzija dokumenta je prava ali kdo ima zadnjo informacijo.
Jasne naloge in odgovornosti
Vsak uporabnik vidi, kaj mora narediti, kaj je že zaključeno in kje se proces ustavi.
Manj ročnega dela
Aplikacija lahko samodejno ustvari zapis, pošlje obvestilo, pripravi poročilo ali poveže podatke med različnimi sistemi.
Boljši pregled za vodstvo
Namesto ročnega spraševanja in iskanja po tabelah ima vodstvo jasen pregled nad odprtimi nalogami, zamudami, obremenitvijo in rezultati.
Primeri internih aplikacij v malih podjetjih
Največji učinek imajo aplikacije, ki rešujejo vsakodnevno operativno delo.
- Servisna aplikacija: prijava napake, dodelitev tehnika, status popravila in zgodovina stranke.
- Aplikacija za ponudbe: vnos povpraševanja, priprava ponudbe, odobritev in spremljanje realizacije.
- Projektna evidenca: naloge, roki, dokumenti, odgovorne osebe in poročila.
- Interni CRM: stranke, kontakti, dogovori, opomniki in zgodovina komunikacije.
- Evidenca opreme: računalniki, licence, telefoni, garancije in zadolžitve zaposlenih.
Zakaj aplikacija po meri ni nujno predraga
Veliko podjetij misli, da je aplikacija po meri nekaj, kar si lahko privoščijo samo velika podjetja. Danes to ni več res.
Če je proces dobro definiran, se lahko prva uporabna verzija naredi zelo usmerjeno. Ni treba začeti z velikim sistemom. Smiselno je začeti z delom procesa, kjer je največ izgube časa.
Najboljši pristop je:
- najprej razumeti obstoječi proces
- odstraniti nepotrebne korake
- narediti preprosto prvo verzijo
- testirati z dejanskimi uporabniki
- dodajati funkcije šele, ko so res potrebne
SEO povezava: zakaj to spada tudi k spletni prisotnosti
Spletna stran prinaša povpraševanja. Interna aplikacija poskrbi, da se ta povpraševanja ne izgubijo.
Če podjetje vlaga v spletno stran in SEO, mora imeti urejen tudi proces po oddanem obrazcu. Povpraševanje mora priti do prave osebe, dobiti status, rok, opomnik in zgodovino.
Drugače se zgodi, da marketing deluje, operativa pa ne dohaja.
Zaključek
Interne aplikacije niso samo tehnološki projekt. So način, kako podjetje zmanjša kaos, pospeši delo in dobi boljši pregled nad poslovanjem.
Če se isti problem ponavlja vsak teden, ga ni treba vedno znova reševati ročno. Lahko se zgradi sistem, ki ga reši enkrat in potem dela vsak dan.