Kratek odgovor: če izberete artikle, dodate količine in izvozite PDF, najprej preverite program, ki ga že uporabljate. Aplikacija za pripravo ponudb po meri je smiselna, ko več časa porabite za iskanje pravih cen, posebne kalkulacije, usklajevanje in prepisovanje kot za sam dokument.
Težava pogosto ni videz ponudbe. Prodajnik čaka na kalkulacijo, vodja potrjuje popust po telefonu, sodelavec pa stranki pošlje staro različico. Dober program za ponudbe mora urediti ta potek, ne le ustvariti lep PDF.
Od povpraševanja do potrjenega naročila
Spodaj je ilustrativen potek, ne prikaz interne aplikacije naročnika. Vsak korak ima jasen rezultat in odgovorno osebo.
- 01
Povpraševanje
Kaj stranka potrebuje, v kakšni količini in do kdaj?
- 02
Preverjeni podatki
Manjkajoče mere, neveljaven cenik ali nezdružljive izbire se označijo.
- 03
Kalkulacija
Material, delo in drugi stroški po potrjenih pravilih.
- 04
Odobritev
Izjemo ali poseben popust potrdi pooblaščena oseba.
- 05
Različica ponudbe
Shranjeni pogoji in cena ob oddaji, z jasno številko različice.
- 06
Potrjeno naročilo
Po sprejemu ponudbe preverjen prenos v nadaljnjo obdelavo.
Program za ponudbe ali aplikacija po meri?
Najprej preverite, kaj že omogočata vaš računovodski program in CRM, torej sistem za delo s strankami. Lasten razvoj ni samodejno najboljša rešitev.
1. Obstoječi program za standardne ponudbe
Če potrebujete predvsem seznam artiklov, količine, popust in predlogo dokumenta, preverite pripravljeno rešitev. Pomembni so tudi enostavna uporaba, izvoz podatkov in podpora, ne samo mesečna naročnina.
Primer že obstoječih funkcij opisuje Microsoftova dokumentacija za Dynamics 365 Sales: ponudbe iz prodajnih priložnosti, ceniki in izvoz PDF. Razpoložljivost je odvisna od nastavitev, pravic in licence.
2. Povezava orodij, če se podatki prepisujejo
Če kalkulacija že deluje, podatke pa ročno prenašate iz CRM ja v Excel in nato v računovodstvo, morda manjka samo povezava. Pred obljubo avtomatizacije preverimo konkretno različico programa, dovoljenja in vmesnik za izmenjavo podatkov. Več o tem v vodiču za integracije poslovnih sistemov.
3. Aplikacija po meri za vaša pravila
Razvoj je vreden razmisleka, kadar ponudba nastaja po posebnih kombinacijah materiala, mer, dela in pogojev. Enako velja, če posamezne vloge potrebujejo različne podatke ali če večstopenjskega potrjevanja ne morete smiselno urediti v obstoječem programu.
Praktičen preizkus: ali lahko novo osebo naučite pripraviti pravilno ponudbo brez iskanja več datotek in vprašanj trem sodelavcem? Če ne, najprej zapišite pravila. Šele nato izberite tehnologijo.
Primer: ponudba za dobavo in montažo
Hipotetično podjetje pripravlja ponudbe za opremo z montažo. Kalkulacija združuje material, predvidene ure in prevoz. Nekateri dodatki so združljivi samo z določenimi modeli, večji popust pa potrebuje potrditev vodje.
V aplikaciji prodajnik izbere dovoljeno kombinacijo in vnese podatke. Manjkajoče mere ustavijo izračun. Sprememba količine ponovno izračuna postavke; če se preseže dogovorjeni prag popusta, ponudba dobi stanje »čaka na odobritev«. To so predlagana pravila primera, ne obljuba, da so primerna za vsako podjetje.
Ko stranka želi spremembo, nastane nova različica. Prejšnja ostane dostopna. Ob sprejemu se shrani, katero ponudbo in pogoje je stranka potrdila. Sprememba cenika naslednji mesec ne sme neopazno spremeniti že oddanega dokumenta.
Kaj določimo pred izdelavo aplikacije
- Vir cen: kateri sistem je glavni, kdo ureja cenik in kaj se zgodi, če cena manjka?
- Pravila izračuna: enote, zaokroževanje, različne valute, popusti in davčna obravnava po vaših potrjenih navodilih.
- Pravice: kdo vidi nabavne cene, kdo lahko spremeni prodajno ceno in kdo potrdi izjemo?
- Različice: kako ločimo osnutek, poslano ponudbo, spremembo, zavrnitev in sprejem?
- Predaja naročila: kateri podatki gredo v ERP in kako preprečimo podvojen prenos?
- Napake: kdo dobi opozorilo, če povezava ne deluje, in kako se prenos varno ponovi?
Tudi standardni sistemi lahko že podpirajo različice in prehod ponudbe v naročilo. To prikazuje dokumentacija življenjskega cikla ponudb v Dynamics 365. Pred razvojem preverite obstoječe možnosti.
Kje pomaga AI in kje mora odločiti človek
AI lahko predlaga osnutek odgovora ali iz povpraševanja izlušči želene izdelke. Podatke je treba preveriti, zlasti mere, količine in pogoje. Končno kalkulacijo naj izvajajo preverjena poslovna pravila, posebne cene pa potrdi pooblaščena oseba. Jezikovni model ni zanesljiv nadomestek cenika ali kalkulatorja.
Pred pošiljanjem poslovnih podatkov v zunanje storitve je treba urediti dovoljen dostop in pogoje obdelave. Za prvi pogovor zadostuje opis procesa brez imen strank, zaupnih cenikov in dokumentov.
Kako začeti in preveriti učinek
Začnite z eno vrsto ponudbe. Po dogovoru pripravite anonimizirane primere običajnega naročila, spremembe količine, manjkajoče cene in izjeme za odobritev. Na prototipu preverite, ali uporabnik razume naslednji korak, nato primerjajte rezultate kalkulacije s potrjenimi primeri.
Pred uvedbo in med preizkusom merite čas priprave, čakanje na odobritev, število popravkov in ročnih prenosov. Upoštevajte tudi vzdrževanje cenika ter obravnavo napak. Sproščen čas ni samodejno denarni prihranek ali več prodaje.
Na ceno najbolj vplivajo pravila kalkulacije, povezave in uporabniške vloge. Okvirni razponi so opisani v članku koliko stane izdelava aplikacije po meri. Za vaš primer se obseg določi po pregledu procesa, ne po številu zaslonov.
Pri ČrtaIT najprej pogledamo obstoječa orodja, nato pripravimo predlog prvega uporabnega obsega. Več o izdelavi poslovnih aplikacij in poteku razvoja. Za začetek spodaj opišite, kje priprava ponudbe danes obstane.