Največji problem v malih podjetjih pogosto ni pomanjkanje truda. Problem je, da se preveč stvari dogaja ročno, nepregledno in odvisno od spomina posameznikov.
Dokler je podjetje majhno, se veliko stvari reši sproti. Nekdo pošlje e-pošto, nekdo posodobi Excel, nekdo pokliče stranko, nekdo si zapomni dogovor. Ko se obseg dela poveča, isti način dela začne povzročati napake.
Takrat digitalizacija poslovnih procesov postane razlika med podjetjem, ki raste urejeno, in podjetjem, ki vsak dan gasí požare.
Kaj je digitalizacija poslovnih procesov
Digitalizacija poslovnih procesov pomeni, da se ponavljajoče naloge, evidence, odobritve, komunikacija in poročila prestavijo v urejen digitalni sistem.
To ne pomeni, da mora podjetje čez noč zamenjati vse programe. Pomeni, da se najprej poiščejo najbolj problematični deli dela in se tam uvede boljši način.
Primeri digitalizacije:
- obrazec namesto ročnega pošiljanja podatkov po e-pošti
- interni sistem za naloge namesto dogovorov v klepetu
- centralna evidenca strank namesto več ločenih tabel
- samodejni opomniki namesto ročnega spremljanja rokov
- poročila v živo namesto mesečnega ročnega zbiranja podatkov
Zakaj ročni procesi postanejo dragi
Ročno delo na prvi pogled ne izgleda drago. Zaposleni nekaj prepiše, preveri, pošlje ali popravi. Toda ta čas se ponavlja vsak dan.
Skriti stroški ročnih procesov so:
- izgubljene ure zaradi iskanja informacij
- napake pri prepisovanju podatkov
- zamude pri odzivu strankam
- nejasno, kdo je odgovoren za naslednji korak
- odvisnost od ljudi, ki imajo proces v glavi
- poročila, ki so zastarela že takrat, ko so pripravljena
Najdražji procesi niso vedno tisti, ki jih plačate z računom. Pogosto so to tisti, ki vsak dan neopazno jemljejo čas.
Kateri procesi so najbolj primerni za digitalizacijo
Najboljši kandidati so procesi, ki se ponavljajo in imajo jasen tok od začetka do konca.
Povpraševanja in prodaja
Ko stranka odda povpraševanje, mora biti jasno, kdo ga prevzame, kakšen je status in kdaj je naslednji korak.
Naročila in izvedba
Naročilo mora imeti odgovorno osebo, rok, dokumente, opombe in zgodovino sprememb.
Servis in podpora
Prijave napak, zahtevki, statusi in komunikacija s stranko so idealni za digitalni sistem.
Interna administracija
Dopusti, potni nalogi, oprema, licence, obrazci in odobritve se pogosto še vedno vodijo ročno, čeprav jih je mogoče precej poenostaviti.
Digitalizacija ni isto kot nakup novega programa
Nakup programa sam po sebi ne reši procesa. Če podjetje ne razume, kako delo dejansko poteka, lahko nov program samo doda še eno plast kompleksnosti.
Pravilno zaporedje je:
- popisati obstoječi proces
- odkriti nepotrebne korake
- določiti odgovornosti
- urediti podatke
- šele nato izbrati ali izdelati digitalno rešitev
Tehnologija mora podpreti dober proces, ne pa zakriti slabega.
Kako poteka dobra digitalizacija v malem podjetju
Najbolj smiseln je postopen pristop. Namesto velikega projekta se izbere en proces, kjer je učinek najhitreje viden.
1. Pregled trenutnega dela
Najprej se pogleda, kako delo poteka danes. Kdo kaj naredi, kje se podatki hranijo, kje nastajajo napake in kje se izgublja čas.
2. Poenostavitev procesa
Preden se karkoli programira, se proces očisti. Veliko težav se reši že s tem, da se odstranijo nepotrebni koraki.
3. Izdelava prve uporabne rešitve
Prva verzija mora rešiti glavni problem. Ni treba, da ima vse funkcije. Pomembno je, da jo ljudje začnejo uporabljati.
4. Merjenje in izboljšave
Ko rešitev živi v praksi, se hitro pokaže, kaj je treba dodati, poenostaviti ali avtomatizirati.
Vloga spletnih strani in internih aplikacij
Spletna stran in interna aplikacija sta pogosto povezana dela istega sistema.
Spletna stran pridobi obiskovalca in povpraševanje. Interna aplikacija poskrbi, da se povpraševanje obdeluje pregledno, hitro in brez izgube informacij.
Tak sistem je posebej uporaben za storitvena podjetja, kjer je hitrost odziva pomemben del zaupanja.
Zaključek
Digitalizacija poslovnih procesov ni cilj sama po sebi. Cilj je manj kaosa, manj ročnega dela, manj napak in boljši pregled nad podjetjem.
Če se proces vsak teden ponavlja in še vedno živi v e-pošti, Excelu ali glavah zaposlenih, je to zelo verjetno proces, ki ga je smiselno digitalizirati.