Večina mikro in malih podjetij začne svojo pot brez prave IT infrastrukture. Na začetku to niti ni problem. Podjetje ima nekaj računalnikov, internetno povezavo, tiskalnik in e-pošto. Ko se pojavi manjša težava, jo običajno reši nekdo v podjetju ali znanec, ki "se spozna na računalnike".
Tak model lahko deluje nekaj časa. Ko pa podjetje začne rasti, se hitro pokažejo njegove omejitve.
Računalnikov je vedno več. Dokumenti se začnejo deliti med zaposlenimi. Pojavijo se poslovni programi, oddaljeno delo, skupne mape, varnostne kopije in različne integracije. Tehnologija postane ključni del vsakodnevnega poslovanja.
Ko tehnologija preneha delovati, se delo ustavi.
Prav tukaj pride v ospredje zunanja IT podpora.
Kaj pomeni zunanja IT podpora
Zunanja IT podpora pomeni, da podjetje za svoje računalniško okolje najame zunanjega strokovnjaka ali IT podjetje. Namesto zaposlitve lastnega IT administratorja podjetje uporablja storitev podpore na mesečni ali projektni osnovi.
To pomeni, da ima podjetje vedno nekoga, ki:
- rešuje tehnične težave
- skrbi za delovanje računalnikov
- nastavlja nove naprave
- upravlja uporabniške račune
- skrbi za varnost sistema
Zunanja IT podpora podjetju omogoča stabilno IT okolje brez potrebe po lastnem IT oddelku.
Zakaj mala podjetja pogosto nimajo IT podpore
Razlog je skoraj vedno enak: stroški.
Zaposlitev IT administratorja pomeni:
- plačo
- prispevke
- dopust
- bolniške odsotnosti
- dodatna izobraževanja
Za podjetje z desetimi zaposlenimi to pogosto ni smiselna investicija.
Kljub temu pa tehnologija v takem podjetju postaja vedno bolj kompleksna.
Zato se mala podjetja pogosto znajdejo v situaciji, kjer imajo vse več IT sistemov, nimajo pa nikogar, ki bi zanje skrbel.
Najpogostejše IT težave v malih podjetjih
Če pogledamo realno sliko malih podjetij, se težave skoraj vedno ponavljajo.
Počasni računalniki
Računalniki s časom postanejo počasnejši. Razlogi so lahko:
- zastarela strojna oprema
- preveč programov v zagonu
- neoptimiziran operacijski sistem
- pomanjkanje pomnilnika
Počasni računalniki neposredno vplivajo na produktivnost zaposlenih.
Težave z e-pošto
E-pošta je še vedno osnovno komunikacijsko orodje v večini podjetij. Težave pogosto vključujejo:
- nedelovanje Outlooka
- polne poštne predale
- napačne nastavitve strežnika
- izgubljena sporočila
Ko e-pošta ne deluje, se komunikacija praktično ustavi.
Težave s tiskalniki
Tiskalniki so eden izmed najbolj problematičnih elementov v pisarni. Tipične težave:
- tiskalnik izgine iz omrežja
- napačni gonilniki
- težave z omrežnim tiskom
- težave z deljenjem tiskalnika
Čeprav so te težave majhne, pogosto ustavijo delo več zaposlenih hkrati.
Težave z datotekami in skupnimi mapami
Ko podjetje raste, začnejo zaposleni deliti dokumente. Če struktura ni pravilno postavljena, hitro nastane kaos:
- več verzij iste datoteke
- izgubljeni dokumenti
- neurejene mape
- napačni dostopi
Brez pravilne strukture datotek se izgublja ogromno časa.
Kako deluje zunanja IT podpora
Dobra IT podpora je organizirana zelo preprosto.
Podjetje ima eno kontaktno točko. Ko se pojavi težava, zaposleni pokličejo ali pošljejo sporočilo.
IT strokovnjak se poveže na računalnik na daljavo in poskuša težavo rešiti.
Večino težav je mogoče rešiti v nekaj minutah ali urah.
Če težava zahteva fizično prisotnost, IT strokovnjak pride na lokacijo podjetja.
Ta model omogoča hitro in učinkovito reševanje težav.
Prednosti zunanje IT podpore
Predvidljivi stroški
Podjetje ve, koliko bo IT podpora stala vsak mesec. To omogoča boljše finančno planiranje.
Hitrejše reševanje težav
Namesto da zaposleni iščejo rešitve na internetu, lahko težavo prepustijo strokovnjaku.
Manj izpadov
Redno vzdrževanje sistemov zmanjšuje verjetnost večjih okvar.
Večja varnost
IT podpora skrbi za:
- posodobitve sistema
- antivirusno zaščito
- varnostne kopije
To zmanjšuje tveganje izgube podatkov.
Kdaj podjetje res potrebuje IT podporo
Podjetje običajno potrebuje resno IT podporo, ko doseže določeno stopnjo rasti. Najpogostejši znaki so:
- več kot 5 zaposlenih
- več kot 10 računalnikov
- skupni dokumenti in strežniki
- delo od doma
- uporaba poslovnih programov
Takrat tehnologija postane ključni del poslovanja.
Zaključek
Tehnologija mora podjetju pomagati pri delu. Ko začne tehnologija povzročati stres, izgubo časa in nepredvidljive stroške, je čas za profesionalno IT podporo.
Zunanja IT podpora omogoča, da podjetje uporablja stabilno, varno in učinkovito IT okolje brez potrebe po lastnem IT oddelku.